Verslag Raad van Toezicht

Voorwoord

Het UMCG vervult een sleutelrol in de versterking van het zorgaanbod in de Noord-Nederlandse regio. De Raad van Toezicht heeft geconstateerd dat de ambitie in het ziekenhuis groot is en heeft daar waardering voor. Zorgvuldig werd in 2018 gewerkt aan die versterking, waarbij de wereldeconomie zich ook laat gelden. Dat is het krachtenveld waarin het UMCG moet presteren.

Zo hebben de gesprekken van de Raad van Toezicht met de Raad van Bestuur en de inspraakgremia in 2018 voor een belangrijk deel in het teken gestaan van de capaciteitsproblemen in het UMCG. Het ging om met name het tekort aan personeel rond de operatiekamers: OK-assistenten, anesthesiemedewerkers, spoedeisende hulp verpleegkundigen, IC-verpleegkundigen en recovery verpleegkundigen. Dit speelde niet alleen in het UMCG, maar bij ziekenhuizen in heel Nederland. De Raad van Bestuur heeft verschillende maatregelen genomen om medewerkers te behouden en waar mogelijk aan te trekken en op te leiden. De Raad van Toezicht is onder de indruk van de veerkracht en de flexibiliteit die de UMCG-medewerkers in deze lastige periode hebben getoond. Het doel is om eind 2019 weer op het niveau van 2017 te komen.

Met de Ondernemingsraad heeft de Raad van Toezicht in alle openheid, zoals gebruikelijk, kunnen spreken over de gevoelens in de organisatie na het implementeren van het EPD, over de maatregelen rond het personeelstekort en over alle andere onderwerpen die de medewerkers aangaan. Hiervoor past onze dank en waardering.

De leden van de Raad van Toezicht vervullen hun taak met zorgvuldigheid en ook met plezier. Dat heeft veel te maken met het enthousiasme dat zij keer op keer tegenkomen in het UMCG, bij de Raad van Bestuur en bij andere gremia. Het UMCG is een prachtige werkgemeenschap, met hoge standaarden op het gebied van zorgkwaliteit, onderzoek en onderwijs. Daarom hebben wij vertrouwen in de toekomst, ook als het zorglandschap om veranderingen zal vragen.

Ten slotte past een warm woord van dank aan mevrouw Leonor Lindner. Zij heeft met grote inzet acht jaar deel uitgemaakt van de raad van toezicht, de laatste vier jaar als vice-voorzitter. Met name op het gebied van governance heeft zij niet alleen de weg gewezen, maar de raad van toezicht ook voor de toekomst voorzien van een stevige basis. Daarvoor past mijn grote dank.

 

Andrée van Es,

Voorzitter Raad van Toezicht UMCG

Invulling van het toezicht in 2018

Vergaderingen en bijeenkomsten
In 2018 heeft de Raad van Toezicht vijf keer regulier vergaderd, waarbij telkens de Raad van Bestuur aanwezig was: 5 februari, 28 mei, 17 september, 31 oktober en 17 december.

De Raad van Toezicht vervult haar taak op basis van door de Raad van Bestuur aangeleverde documenten, op basis van eigen waarnemingen in het UMCG en natuurlijk ook op basis van algemenere ontwikkelingen in de maatschappij, in het wetenschappelijk onderzoek en opleiden en in de zorgsector. In het vastgestelde informatieprotocol tussen Raad van Bestuur en Raad van Toezicht staat beschreven wanneer de Raad van Bestuur welke informatie naar de Raad van Toezicht stuurt. De Raad van Toezicht ontvangt voorafgaand aan elke vergadering een schriftelijke rapportage over de actuele ontwikkelingen binnen het UMCG op het gebied van governance, kwaliteit & veiligheid, onderzoek & onderwijs, personeel & organisatie, samenwerkingsverbanden, grote projecten en bedrijfsvoering. Ieder individueel lid van de Raad van Toezicht heeft een eigen portefeuille waarbij de eigen expertise volledige tot haar recht kan komen.

Kwaliteit en veiligheid van de patiëntenzorg is een vast agendapunt in iedere vergadering van de Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht ziet dat de Raad van Bestuur veel aandacht heeft voor kwaliteit en veiligheid in het UMCG en dat het beleid van de Raad van Bestuur op gestructureerde wijze wordt geïmplementeerd, onder meer via de zogeheten leidende coalities van zorgprofessionals.

De Audit Committee van de Raad van Toezicht heeft op 28 mei onder leiding van voorzitter drs. J.P.P. Bos RA vergaderd in aanwezigheid van de externe accountant. Daarbij zijn het verslag van de accountant bij de jaarrekening, de jaarrekening en het jaarverslag besproken en zijn de vragen van leden van de Raad van Toezicht beantwoord. Ook de managementletter en de reactie van de Raad van Bestuur hierop is besproken. De Raad van Toezicht heeft de jaarrekening over 2018 tijdens zijn vergadering van 28 mei 2018 goedgekeurd.

Leden van de Raad van Toezicht voeren regelmatig een-op-een gesprekken met de individuele leden van de Raad van Bestuur met betrekking tot de aangelegenheden behorende bij hun aandachtsgebieden.

Overleggen met de inspraakgremia
De Raad van Toezicht heeft overleg gevoerd met de Ondernemingsraad, op 4 april en op 31 oktober. Doel van deze halfjaarlijkse overleggen is een gedachtewisseling over de ontwikkelingen in het UMCG vanuit het perspectief van de medewerkers. Afgelopen jaar is vooral gesproken over de grote IT- en bouwprojecten en de implementatie van het EPD. Over dezelfde thema’s heeft de Raad van Toezicht met het bestuur van het Stafconvent gesproken op 5 februari 2018  en 17 september 2018. Daarbij zijn ook uitdrukkelijk het thema kwaliteit en veiligheid, cultuur en EPD aan de orde gekomen.

De Raad van Toezicht heeft in 2018 gesproken met de Cliëntenraad en de Verpleegkundige Adviesraad op 4 april 2018. De Raad van Toezicht vindt de overleggen met de interne gremia van het UMCG bijzonder waardevol om zich te kunnen informeren over de wijze waarop ontwikkelingen in het UMCG worden ervaren door patiënten en door de beroepsgroepen.

Besluiten en discussies
De Raad van Toezicht heeft in 2018 goedkeuring verleend aan de volgende besluiten van de Raad van Bestuur:

  • Jaardocument en jaarrekening 2017 worden goedgekeurd;
  • Begroting 2019 en meerjarenbegroting worden goedgekeurd;

Het jaar 2018 stond voor de Raad van Toezicht in het teken van discussie over onder andere de volgende strategische onderwerpen:

De rol van het UMCG in de regio
Aan de hand van een strategische notitie zijn meerdere sessies met de Raad van Bestuur georganiseerd om de rol van het UMCG in de regio nu en in de toekomst te bespreken. Ook zijn enkele goede voorbeelden van samenwerking in de regio door professionals uit de organisatie gepresenteerd.

Nieuwe Research Strategie
In 2018 zijn de eerste contouren voor een nieuwe onderzoeksstrategie voor het UMCG besproken met de Raad van Toezicht vanuit de Raad van Bestuur. De Raad van Bestuur informeert de Raad van Toezicht voortdurend over de vervolgstappen.

Overgang naar een nieuw EPD en IT-ontwikkelingen
Na de succesvolle Go-Live van het EPD in december van 2017 is tijdens iedere vergadering tussen de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur in 2018 gesproken over de impact van de implementatie. Ook de invoering van het ERP is zowel voor als na de implementatie besproken.

Zorgcontractering
Het UMCG heeft over 2018 met alle zorgverzekeraars een contract gesloten. De Raad van Bestuur heeft de Raad van Toezicht voortdurend op de hoogte gehouden van het verloop van de onderhandelingen. De Raad van Toezicht steunde het streven van de Raad van Bestuur om meerjarenafspraken te maken met zorgverzekeraars, om gewenste verschuivingen van zorg in de regio te kunnen realiseren. De Raad van Toezicht deelde de zorgen van de Raad van Bestuur over nationale en internationale ontwikkelingen rondom de financiering van (dure) geneesmiddelen.

Voortgang grote projecten
Ten aanzien van de voortgang van de grote projecten in 2018 heeft de Raad van Toezicht geconstateerd dat de implementatie van het nieuwe EPD veel impact heeft op de organisatie. Het UMCG heeft veel aandacht besteed aan de volledigheid, juistheid en de tijdigheid van registreren om het risico op onjuistheden zoveel mogelijk te verkleinen. De productregistratie was aanvankelijk significant lager dan voorgaande jaren, maar inmiddels zijn de grootste achterstanden ingelopen.

Wat betreft de behandeling met protonentherapie bleek de opstart langzamer dan waarvan in de oorspronkelijke business case was uitgegaan. Inmiddels is de business case protonen geüpdatet. De Raad van Toezicht zal de ontwikkeling van het realiseren van de business case blijven volgen.

Het OZG heeft in 2018 het nieuwe ziekenhuis in Scheemda in gebruik genomen. De uitgangspunten wat betreft personele bezetting bleken niet haalbaar waardoor de businesscase van het OZG achterloopt bij de oorspronkelijke planning. In 2019 groeit het OZG toe naar de gewenste zorgportfolio en personele bezetting.   

Bouwplannen
Bouwen aan de toekomst van gezondheid is waar het UMCG voor staat. De Raad van Toezicht onderschrijft de noodzaak van de bouwplannen om het UMCG toekomstbestendig te maken. 2018 heeft wat betreft bouw in het teken gestaan van de herijkte plannen rond het project Hotfloor en is de bouwprioritering besproken. In 2018 heeft tevens de opening van het protonentherapiecentrum Groningen plaatsgevonden volgens planning.

De werkgeversrol
De Raad van Toezicht is verantwoordelijk voor het benoemen, beoordelen en belonen van de leden van de Raad van Bestuur. In 2018 zijn, zoals gebruikelijk, met alle bestuurders jaargesprekken gevoerd. In 2019 heeft de Raad van Toezicht, naar aanleiding van een onderzoek door de toezichthoudende instantie CIBG, moeten vaststellen dat in 2018, maar ook in eerdere jaren, sprake is geweest van een naar nu blijkt onjuiste interpretatie van de regelgeving WNT inzake de bezoldiging van de voorzitter van de Raad van Bestuur. Dat heeft ertoe geleid dat over de jaren 2013-2018 in totaal een bedrag van €124.613 bruto onverschuldigd is betaald. De voorzitter van de Raad van Bestuur zal dit bedrag binnen een jaar terugbetalen aan het UMCG.

Samenstelling Raad van Toezicht
Eind september 2018 liep de tweede termijn af, na een periode van ruim 8 jaar, van mw. Leonor Lindner als lid én vicevoorzitter van de Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht heeft na een zorgvuldige procedure mw. Margrethe Jonkman voorgedragen bij de minister als nieuw lid van de Raad van Toezicht. De minister heeft haar per 1 oktober 2018 benoemd als lid van de Raad van Toezicht. Dhr. Jan Bos is benoemd als nieuwe vicevoorzitter.

Terugblikken en vooruit kijken
In 2019 staan belangrijke thema’s zoals kwaliteit en veiligheid, de transitie naar hoogcomplexe zorg, het werken met het nieuwe EPD, de grote bouwprojecten (waaronder operatie Hotfloor) en het kostenreductieprogramma 2016-2019 op de agenda van het UMCG en daarmee ook op de agenda van de Raad van Toezicht. Iedereen in het UMCG is zich ervan bewust dat de lat zeer hoog ligt en dat er in 2019 veel van medewerkers wordt gevraagd. Gelukkig is, zoals eerder geconstateerd, de motivatie bij alle betrokkenen groot om van de veranderingen succesvolle vernieuwingen te maken.

Slotwoord
De Raad van Toezicht dankt hierbij alle medewerkers van het UMCG voor hun inzet en voor de resultaten die in het afgelopen jaar zijn behaald. Er is grote waardering voor de inzet van professionals binnen het UMCG, niet alleen als centrum voor topreferente zorg waarin de patiënt als mens centraal staat, maar ook als centrum voor onderwijs en onderzoek. De Raad van Toezicht kijkt dan ook uit naar een nieuw jaar van samenwerking met iedereen in het UMCG, in het bijzonder met de leden van de Raad van Bestuur. In het UMCG zal ook in 2019 een bijdrage worden geleverd aan de kerntaken patiëntenzorg, onderwijs & opleidingen en onderzoek en daarmee aan de gezondheidszorg en de gezondheid in het Noorden van Nederland en daarbuiten.